Zanim kolejna wysyłka produktów Synergy trafi do Twoich drzwi, zanim produkty te zostaną wytworzone oraz spakowane i zanim nastąpią testy pojedynczych składników oraz gotowych produktów, Lynda Hammons, Wiceprezes ds. Kontroli Jakości, szczegółowo bada i analizuje źródło, z jakiego pochodzą składniki naszych produktów.
Kilka razy w roku Lynda podróżuje w różne miejsca na świecie wizytując dostawców Synergy WorldWide i Nature’s Sunshine Products w ramach regularnych audytów. Odbywa się to, oczywiście, dopiero po tym jak dostawca przejdzie drobiazgowy proces selekcji oceniający procedury stosowane w jego firmie. Około 90% dostawców Synergy przechodzi pozytywnie audyt prowadzony przez Lyndę, zaś te 10%, które nie spełnia jej wymagań, musi udowodnić, że wprowadziło odpowiednie zmiany w dziedzinach budzących zastrzeżenia podczas audytu, aby móc ponownie nawiązać współpracę z Synergy.
Tysiące czynności przeprowadzanych jest zanim produkt Synergy zostanie przeznaczony do spożycia, ale każda z nich posiada ogromne znaczenie z perspektywy celu ostatecznego, jakim jest poprawa sytuacji zdrowotnej na świecie. Nie ma takich działań, jakich Synergy nie podjęłaby dla zagwarantowania bezpieczeństwa i skuteczności swoich produktów. Już sam fakt, że zespół Kontroli Jakości Synergy przeprowadza regularny audyt swoich dostawców zdecydowanie wyróżnia nas na tle konkurencji. Niezliczone firmy jedynie rzadko lub nawet wcale nie odwiedzają miejsc, gdzie zbierane lub produkowane są stosowane przez nie surowce.
„Odwiedzam wielu dostawców, którzy spodziewają się, że wystarczy zabrać mnie na lunch i oprowadzić po swoim zakładzie,” opowiada Lynda, „a potem czują się zaskoczeni, kiedy zdają sobie sprawę jak poważnie traktuję kwestię audytu. Istnieje mnóstwo firm, które w ogóle nie zawracają sobie głowy przeprowadzaniem tak krytycznych inspekcji.”
Proces selekcji dostawców zaczyna się w dziale Zamówień. Jeśli nowy produkt wymaga użycia składników, których wcześniej nie stosowaliśmy, dział Zamówień rozpoczyna poszukiwanie dostawców na całym świecie – od Chin, przez Niemcy, po Kalifornię. Zespół Kontroli Jakości współpracuje z działem Badań i Rozwoju oraz działem Zamówień w celu przeprowadzenia audytu u dostawcy kiedy tylko przejdzie on pozytywnie pierwszą rundę analiz. Obecnie wielu z preferowanych dostawców to te same firmy, które stanowią źródło surowców dla Nature’s Sunshine już od założenia firmy w latach 70tych.
„Nie kierujemy się najniższą ceną, ani też nie zmieniamy dostawców jak rękawiczki,” mówi Lynda. „Wchodzimy w relacje z naszymi dostawcami z założeniem, że będzie to długoterminowe partnerstwo, co nie oznacza jednak, że przestaniemy poddawać testom materiał, jaki od nich otrzymujemy. Nawet jeśli dany dostawca oferuje nam czysty surowiec od czterdziestu lat, nie ma to znaczenia. I tak każda partia zostanie przebadana jak tylko dotrze do naszego zakładu produkcyjnego.”
Nowi dostawcy zobligowani są do przejścia audytu zanim Synergy skorzysta z jakichkolwiek oferowanych przez nich materiałów, zaś ci, z którymi współpracujemy już jakiś czas, przechodzą audyt co 2-3 lata. Ocena ryzyka w zależności od kraju, rodzaju surowca oraz dostawcy przeprowadzana jest corocznie i odgrywa istotną rolę w podejmowaniu decyzji kto z aktualnych dostawców zostanie poddany audytowi. Na przykład dostawcy produktów roślinnych z Chin uznawani są za element „wysokiego ryzyka” w zakresie standardów jakości w Synergy, dlatego właśnie zespół Kontroli Jakości regularnie ich odwiedza, zaś w roku 2016 poświęci całe 3 tygodnie na przeprowadzenie audytu u wszystkich naszych chińskich dostawców.
Lynda i jej zespół jasno wyrażają swoje oczekiwania zanim jeszcze przystąpią do przeprowadzenia audytu i choć Lynda jest pedantką w kwestii jakości zależy jej, żeby dostawca przeszedł audyt pozytywnie. Dlatego współpracuje z nim pomagając osiągnąć standard wymagany przez Synergy. Pomoc udzielana dostawcy polega często np. na udzielaniu informacji o produkcie docelowym, oczekiwaniach związanych z metodami badań lub innych specyfikacjach. Dlatego właśnie działy Zamówień i Kontroli Jakości wymagają odbycia wstępnych spotkań z dostawcami jeszcze przed rozpoczęciem właściwego audytu. W taki właśnie sposób buduje się trwałe relacje.
Kiedy Lynda rozpoczyna inspekcję w zakładzie dostawcy, upewnia się, że przestrzega on Dobrych Praktyk Produkcyjnych (ang. Good Manufacturing Practices – GMP), stanowiących system opracowany by minimalizować ryzyko w każdego typu produkcji farmaceutycznej, którego nie da się wyeliminować podczas badania gotowego produktu. Produkty Synergy również badane są i wytwarzane zgodnie z wymogami GMP. Audyt trwa przynajmniej 8 godzin, zaś czas jego trwania zależy w dużej mierze od stopnia trudności, z jaką pozyskiwany lub wytwarzany jest dany surowiec.
Proces zaczyna się od nadzoru nad każdym krokiem, jaki przechodzi dany produkt, zaczynając od przyjęcia danego surowca do magazynu. W procesie tym oceniana jest infrastruktura, w tym łazienki, gdzie sprawdza się np. czy dostępne jest mydło oraz ciepła woda. Dostawcy nie zapewniający pracownikom dostępu do ciepłej wody gwarantującego odpowiedni poziom higieny odrzucani są natychmiast. Zakład musi być oczywiście czysty i dobrze utrzymany. Następnie badane są laboratoria kontroli jakości danego dostawcy, aby mieć pewność, że zachowuje on procedury jakościowe nie odbiegające od standardów Synergy. Zanim surowce w ogóle trafią do zakładu produkcyjnego Nature’s Sunshine Products, przechodzą wiele testów weryfikujących ich czystość i moc.
Być może najwięcej czasu podczas audytu dostawców zajmuje badanie ich dokumentów. Lynda prosi wyrywkowo o dokumenty dotyczące sanitacji, kontroli jakości, specyfikacji, trwałości, zwalczania szkodników, szkoleń na temat GMP, szkoleń pracowników, kalibracji, walidacji, mikro-monitoringu środowiskowego, kontroli zmian oraz procedur wycofania, aby mieć gwarancję, że dostawca konsekwentnie przestrzega procedur związanych z czystością i bezpieczeństwem produkcji.
Ostatnim tematem, który porusza Lynda w rozmowach z dostawcami jest ich polityka ekologiczna. Jakie kroki podejmują oni by dbać o środowisko? Co robią z niebezpiecznymi odpadami? Jak optymalizują wykorzystanie energii? W jaki sposób prowadzą recykling? Czy uczestniczą w projektach dotyczących zrównoważonego rozwoju? Synergy pragnie budować partnerskie relacje i wspierać tych dostawców, którzy z prawdziwą pasją troszczą się by w swej działalności chronić środowisko naturalne.
Zespół Kontroli Jakości Synergy nie dopuszcza, by dostawcy traktowani byli pobłażliwie. Kiedy ich przedstawiciele odwiedzają zakład produkcyjny Nature’s Sunshine Products/Synergy WorldWide są oszołomieni i niejednokrotnie mówią Lyndzie, że gdyby mogli odwiedzić nasz zakład przed audytem wówczas dopiero zrozumieliby jaki poziom reprezentuje firma, z którą chcą współpracować. „To wspaniałe pracować dla firmy wspierającej każdy krok w procesie badania jakości,” uważa Lynda. „Poprzez nasze produkty i szansę biznesową chcemy pomóc możliwie największej grupie ludzi, ale żeby naprawdę tak się stało, musimy być po prostu najlepsi.”
CONVERSATION